Politec elimina 24 kg de processos elaborados entre os anos de 2013 a 2017

Na última quinta-feira (29.06), a Perícia Oficial e Identificação Técnica (Politec) realizou a primeira eliminação de documentos que cumpriram a tabela de temporalidade de arquivamento do ano. A ação resultou na destruição de 24 quilos de processos administrativos elaborados entre os anos de 2013 a 2017, equivalentes a 1,96 metros lineares de papéis. Os documentos foram fragmentados e destinados à reciclagem.

A tabela de temporalidade de documentos é o registro esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos e recebidos por um órgão, determinando os seus prazos de guarda no arquivo corrente, transferência para o arquivo intermediário, eliminação ou recolhimento para o arquivo permanente.

A listagem dos documentos consta no Edital de eliminação 01/2023 publicado no DOE n° 28.507, página 32 de 25/05/2023. Compõem a lista de itens processados documentos de processos administrativos que se referem a férias, viagens a serviço do país, aquisição de material permanente, aquisição de material de consumo, controle de estoque, requisição de contratação de serviços, prestações de contas, notas fiscais, dentre outros assuntos.

O levantamento dos documentos é feito por cada setor, e encaminhados periodicamente para a Diretoria de Suporte Institucional da Politec, na qual os processos são analisados individualmente e classificados por assunto, recebendo o código correspondente.

"A Politec possui duas tabelas de temporalidade, da área meio e da área finalística. A tabela da área meio possui documentos de prazo de guarda diverso. Já os documentos da área fim são de guarda permanente e não podem ser eliminados. Cada tipo de documento tem um tempo de vida. Os de aquisição, por exemplo, tem um prazo de cinco anos após a aprovação de contas", explicou a gerente de Protocolo Geral da Politec, Natallia Louyse Bergmann Salis.

Conforme informou a gerente, para este ano estão previstas outras duas eliminações de documentos da Politec.