Polícia Civil descarta quase 800 quilos de documentos que cumpriram a temporalidade

Quase 800 quilos de documentos da Polícia Civil de Mato Grosso que perderam a validade foram descartados nesta terça-feira (29.08). Realizado pela 2ª vez neste ano, o processo de descarte oficial ocorreu em uma empresa de reciclagem, em Várzea Grande.

Foram destruídos 211 caixas box, totalizando 29,54 metros lineares de papéis, que passaram do prazo de guarda e cumpriram a temporalidade de acordo com o Código de Classificação de Documentos.

Todo material foi transportado em um caminhão da empresa prestadora do serviço, sendo posteriormente fragmentado em uma máquina específica e transformado em material reciclado.

O Arquivo Central da Polícia Civil, localizado no bairro CPA III, em Cuiabá, concentra centenas de documentos, de todas épocas, remetidos pelas delegacias e setores administrativos da instituição, como boletins de ocorrências, processos, segundas vias de inquéritos policiais, entre outros documentos.

Em razão da grande quantidade de documentos guardados, o Arquivo Central iniciou o processo de catalogação dos papéis, sem valor e validade, visando a destruição.

Com esse descarte são desocupados algumas prateleiras e assim passamos a receber novamente as demandas de delegacias do interior e da capital, que não possuem espaço físico para guardar esses documentos.

O processo de eliminação de documentos deve ser realizado de forma criteriosa, por ser crime o descarte de documentos de valor permanente. A proteção à documentação pública e a gestão estão previstos na Constituição da República, em seus artigos 23 e 216.

São selecionados documentos cuja destinação seria o descarte. Para isso, existe a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, composta por um grupo multidisciplinar, que exerce o papel fundamental na orientação e efetivação do processo de eliminação de documentos, responsável pela análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e acumulados no âmbito de atuação do órgão ou entidade, visando garantir o cumprimento da legislação e normas vigentes.

A destinação final é estabelecida em tabela de temporalidade, bem como cada documento tem um prazo de guarda específico, até mesmo o de guarda permanente.

A Lista de Eliminação passa pela aprovação da Comissão e, posteriormente, é encaminhada à Superintendência de Arquivo Público de Mato Grosso para autorização da eliminação.